Le fichier adhérents, les cotisations, les reçus et l'agenda dans un seul registre, avec des automatismes qui relancent et émettent à votre place, et un agent qui répond aux adhérents sur vos canaux. Le bureau garde ce qui lui revient: les décisions.
Des adhérents qui arrivent, renouvellent, décrochent et reviennent; des cotisations, des reçus et des événements toute l’année; un secrétariat qui est souvent une personne et un tableur.
Déjà au travail dans ce secteur
Une demande, plusieurs issues
Le curseur se règle demande par demande: ce qui s'écrit tout seul dans le registre, ce que l'agent prépare, ce qui remonte au bureau.
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Le registre
Un adhérent arrive, et la cotisation qui va avec
L'admission est saisie une fois, sur le formulaire que l'association a configuré. La fiche adhérent se crée avec les champs que le club utilise vraiment, la cotisation se crée à côté et lui est reliée, et chaque page qui liste les adhérents ou les cotisations les montre sans qu'on ouvre un second écran.
Chaque lundi, l'automatisme relit l'échéancier et relance ceux qui arrivent à échéance, jamais deux fois. Quand le paiement est marqué reçu, il remplit le reçu depuis la fiche et l'envoie de l'adresse du club. Quatre gestes que la campagne annuelle demande, chacun écrit dans le journal d'activité.
Adhérents actifs, cotisations dues et en retard, événements: des blocs composés sur les fiches vivantes, jamais un export. Le secrétaire demande une page à l'assistant, qui la propose; rien n'est enregistré tant que personne ne confirme.
La question d’adhésion trouve sa réponse un dimanche soir, règlement à l’appui
Tarif, marche à suivre, ce que couvre la cotisation: l'agent répond immédiatement sur vos canaux, à partir de votre règlement, et nomme l'article dont sa réponse découle. Un remboursement ou un legs, il les reconnaît, dit ce que prévoit le texte sans rien promettre, et fait remonter au bureau.
Pas une liste de produits. Deux ou trois postes, ceux dont ce secteur a vraiment besoin, et la plateforme sur laquelle chacun tourne.
Secrétaire des adhésions
Adhésions, renouvellements, fichier à tenir: le registre où tout s'écrit une fois, et d'où partent les relances et les reçus, quand l'équipe est bénévole et déjà rentrée.
Il porte une adhésion de la première question jusqu'au renouvellement, et tient le fichier à jour au passage.
Répond au tarif et à la marche à suivre, à toute heure
Dit ce que la cotisation couvre, règlement à l’appui
Relance le renouvellement, enregistre le paiement, émet le reçu
Fait remonter un legs ou un don important à une personne
Cotisations encaissées, reçus fiscaux, export bancaire à rapprocher: le travail d'après, celui qui s'accumule jusqu'à l'assemblée générale, tenu dans le même registre que les adhérents.
Il récupère les factures à leur arrivée, les lit et les classe où il faut.
Récupère les factures dans la boîte dès qu’elles arrivent
Lit le document, tableaux compris
Rattache chacune à la bonne fiche dans votre outil
Statuts, règlement intérieur, comptes rendus de bureau: vos bénévoles ne peuvent pas tout retenir. Il répond aux adhérents sur vos canaux, à partir de vos documents, et nomme celui dont il tire sa réponse.
Il connaît tous les documents de la maison, et répond à vos équipes à partir d'eux.
Synchronisation immédiate quand vos contenus changent
Bloquer les sujets hors périmètre ou sensibles
Déclencher les circuits d'escalade
Réponses sur mesure selon le type de scénario
S'applique à tous les canaux
Appeler toute API HTTP depuis la conversation
Lire et écrire dans les fiches CRM
Transmet le contexte de la conversation à l'appel
Gère l'authentification et les paramètres dynamiques
Détecte le moment où il faut un humain
Envoie un message de transfert traduit
Note privée avec tout le contexte pour l'agent
Le client n'explique jamais deux fois
Parle sur
Chat en direct
WhatsApp
Email
Téléphone
SMS
Instagram
Facebook Messenger
Telegram
LINE
TikTok
Ce sur quoi il se branche
Les systèmes que l'agent lit et dans lesquels il écrit, dans ce secteur. Les vôtres restent où ils sont.
Site web
Centre d'aide
Documentation
Fichier adhérents
Cotisations
Agenda des événements
Paiements
Historique des conversations
Registre des adhérents
Échéancier des cotisations
Liste des événements
Modèles DOCX
SMTP
Journal d’activité
Export bancaire
Questions
Non. Ce sont des décisions que vos statuts réservent au bureau, et le périmètre de l'agent les exclut. Il dit ce que le texte prévoit, il transmet la demande avec la date d'adhésion et le motif, et le bureau tranche.
Vous pouvez le garder: l'agent lit votre fichier, vos cotisations et vos paiements, et il y écrit quand vous l'y autorisez. Vous pouvez aussi le remplacer par Horizon, la plateforme d'exploitation Altores, où le fichier, les cotisations, les reçus et l'agenda vivent dans un seul registre et où les relances tournent toutes seules: votre tableur s'importe, colonne par colonne. La démonstration montre les deux.
Un espace de travail avec le pack association, qui sème les fiches, les pages et les automatismes qu'une association utilise; votre tableur importé par-dessus; et un premier automatisme allumé, la relance de cotisation, lu et testé avant d'être mis en marche. Le reste s'élargit ensuite, sur les mêmes fiches.
Non, et c'est même l'inverse: le registre garde qui a changé quoi et quand, et l'agent répond à partir de vos documents, donc ce qui est écrit une fois reste disponible quand l'équipe tourne. Un nouveau bénévole pose sa question à l'agent au lieu de chercher qui savait.
Seulement si vous le décidez. Chaque association a son espace de travail, isolé; l'assistant tourne sur le modèle configuré pour cet espace, qui peut être notre socle IA souverain; et l'hébergement se choisit: chez nous à Monaco, chez vous, ou dans un environnement fermé.
